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採用支援

新卒・中途採用の内定辞退防止策｜今日からできる、入社意欲を高めるコツとは？

更新日：2025.08.28

本記事では、内定辞退が発生する主な理由について解説します。内定辞退の要因は複数ありますが、特に「他社からの内定や志望度の変化」「勤務条件や待遇への不満」「採用担当者や面接官の対応」が挙げられます。これらの理由を深く理解することで、効果的な内定辞退防止策を検討し、優秀な人材の確保につなげることが可能です。

採用活動につきものの「内定辞退」

採用活動において「内定辞退」は避けられない課題です。特に新卒採用では、近年内定辞退が増加傾向にあり、2024年卒の内定辞退率は63.6%に達しています。これは、多くの学生が複数の内定を獲得し、その中から入社先を選んでいるため、企業側は常に内定辞退のリスクを考慮する必要があることを示しています。

内定辞退が増える背景には、少子高齢化による応募者の減少や、オンライン採用の普及による企業と候補者間の信頼関係の希薄化などが挙げられます。企業にとって内定辞退は採用コストの無駄につながるだけでなく、計画していた人員の確保ができないことによる事業への影響も大きいため、内定辞退防止策の検討と実施が急務となっています。

内定辞退が発生する理由

内定辞退が発生する主な理由には、他社からの内定や入社への志望度の変化、勤務条件や待遇への不満、そして採用担当者や面接官の対応など、様々な要因が挙げられます。これらの理由を深く理解することで、企業は内定辞退の具体的な原因を把握し、より効果的な防止策を検討することができます。

他社からの内定や志望度の変化

新卒採用において、内定者の約半数が複数の企業から内定を獲得している現状があります。株式会社リクルートが実施した就職プロセス調査によると、2025年卒の内定保有率は6月1日時点で79.6％と高く、一人当たりの内定取得社数は平均2.8社に上ります。このような状況下では、候補者が他社からもらった内定と比較検討したり、選考が進むにつれて志望度が変化したりすることは十分に考えられます。実際に、内定辞退理由の約4割が「他社に入社するため」というデータも存在します。

特に、就職活動の早期化により、内定が複数出始める時期が早まっているため、候補者はより多くの選択肢の中から企業を選ぶ傾向にあります。内定者は、それぞれの企業の事業内容、企業文化、働き方、そして給与や福利厚生といった条件面を比較検討し、最終的な入社先を決定します。この比較検討のプロセスで、自社の魅力が他社よりも伝わっていなかったり、内定者の志向と合致していなかったりすると、内定辞退につながる可能性が高まります。

企業は、内定者との定期的なコミュニケーションを通じて、彼らがどのような点に迷いや不安を抱いているのかを把握し、それらに対して適切な情報提供やフォローを行うことで、内定辞退のリスクを軽減できるでしょう。

勤務条件や待遇への不満

内定辞退の理由として、勤務条件や待遇への不満は大きな割合を占めます。特に給与水準は、候補者が企業を選ぶ上で重要な要素であり、提示された給与が希望に満たない場合や、他社の提示額より低い場合に辞退につながるケースが多く見られます。実際に、給与・賞与・福利厚生への不満を理由に転職を検討する人は40.5%にものぼります。

また、福利厚生も内定辞退に影響を与える要素です。福利厚生の充実度を重視する学生は増加傾向にあり、2020年卒の調査では30.7％が福利厚生を重視すると回答しています。これは「将来性がある」「給与・待遇が良い」に次ぐ3位の項目であり、給与面で大企業に劣る中小企業が人材を確保する上で、福利厚生の充実をアピールする事例も見られます。

その他にも、ワークライフバランスへの不満や、勤務地、配属先が希望と合わないといった理由も挙げられます。近年、働く人々は私生活が充実できる働き方を重視する傾向が強く、柔軟な働き方ができない企業は敬遠されがちです。また、勤務地や配属先に関する不満を防ぐためには、選考時や内定時に希望をしっかり確認し、あらかじめ具体的な情報を伝えることが重要です。

これらの勤務条件や待遇に関する不満は、選考前に公開されている情報であるため、辞退理由として挙げる際には注意が必要です。選考前から分かっていた情報を理由にすると、企業分析が不足していると受け取られ、反感を買う可能性があります。そのため、待遇面に関する不満を伝える際は、「キャリアプランを考えた結果」など、抽象的な表現で伝える配慮も求められます。

採用担当者や面接官の対応

採用活動における採用担当者や面接官の対応は、候補者の入社意欲に大きく影響します。面接官の印象は、企業全体のイメージを左右するため、候補者に対して常に丁寧かつ誠実な対応を心がけることが不可欠です。実際に、内定辞退の理由として「面接官の態度が悪かった」「採用担当者の連絡が遅い」といった、担当者の対応に関するものが挙げられることもあります。

選考プロセスにおいて、候補者は企業文化や働く人々の雰囲気を肌で感じ取ろうとします。面接官が高圧的な態度であったり、質問への回答が曖昧であったりすると、候補者はその企業で働くことに不安を感じ、入社意欲が低下してしまう可能性があります。

また、選考過程でのレスポンスの速さも重要な要素です。候補者は複数の企業の選考を同時に受けていることが多いため、選考結果の連絡や問い合わせに対する返信が遅れると、他社の選考に進んでしまったり、企業への信頼感が低下したりする原因となります。株式会社マイナビの調査によると、企業選びの決め手として「社員の対応」を挙げる学生も少なくありません。このことからも、採用担当者や面接官は、候補者一人ひとりに寄り添い、真摯な姿勢でコミュニケーションを取ることが内定辞退防止の鍵となります。

さらに、面接官が自社の魅力やビジョンを熱意を持って語ることで、候補者の企業への興味関心を高め、入社への期待感を醸成することも可能です。選考中に良好な関係を築くことは、内定承諾後も継続的なエンゲージメントを保ち、結果として内定辞退のリスクを低減させることにつながるでしょう。

内定辞退を防止するために

内定辞退を防ぐためには、候補者との信頼関係を構築し、入社に対する不安を払拭することが重要です。企業は選考中から内定承諾後まで一貫して、候補者の入社意欲を高めるための様々な取り組みを行う必要があります。

特に、採用担当者の真摯な対応と迅速なレスポンスは、内定辞退を防ぐ上で不可欠です。内定辞退を防ぐための施策は、単に辞退者を減らすだけでなく、入社後の定着や活躍にもつながる長期的な視点での取り組みとなります。

入社後の具体的なイメージ形成を促す

内定辞退を防ぐためには、内定者が「入社後の具体的なイメージ」を持てるように促すことが重要です。選考では伝えきれなかった業務内容の詳細や実際の働き方について具体的に説明する機会を設けることで、入社への漠然とした不安を解消できます。

例えば、社員座談会で現場の社員から話を聞いたり、社内見学会で職場の雰囲気を直接見てもらったりすることが効果的です。これにより、入社後のミスマッチを防ぎ、入社意欲を高めることにつながります。内定者向けの懇親会やランチ会も有効な手段です。食事をしながらリラックスした雰囲気で社員と交流することで、企業文化や職場の雰囲気を肌で感じてもらうことができ、エンゲージメントの向上につながります。

さらに、内定者インターンシップやアルバイトの機会を提供することも、入社後のイメージを具体化する上で非常に有効です。実際に業務を体験することで、仕事内容への理解を深め、入社後の活躍を具体的に想像できるようになります。株式会社マイナビの調査によると、入社後のギャップを減らすための施策として、インターンシップや職場体験が有効であると回答した企業は60.5%に上ります。特に、配属予定部署の社員との交流を通じて、具体的な業務内容や職場の人間関係を理解してもらうことは、内定者の不安を解消し、入社への期待感を高める上で非常に効果的です。

こうした具体的なイメージ形成を促す施策は、内定者が安心して入社を決断できるようサポートし、結果として内定辞退の防止に大きく貢献するでしょう。

レスポンスを早くする

内定辞退の防止には、候補者との信頼関係構築が不可欠であり、そのためにはスピーディーな情報共有が重要です。特に選考過程では、候補者は複数の企業の選考を同時に進めていることが多いため、選考結果の連絡や質問への回答が遅れると、企業への信頼感が低下し、他社への入社を決断してしまう可能性が高まります。例えば、選考結果の連絡を2営業日以内に行う、問い合わせには遅くとも24時間以内に返信するなどのルールを設けることが効果的です。

内定承諾後も、候補者が抱える不安や疑問を解消するための丁寧なフォローを継続することが大切です。入社前の期間は、候補者にとって「本当にこの会社で良いのか」と考える期間でもあります。この時期に連絡が途絶えたり、質問への回答が遅れたりすると、候補者の不安が募り、内定辞退につながるリスクが高まります。

定期的な情報提供や、気軽に相談できる機会を設けることで、入社への期待感を維持・向上させ、内定辞退の防止につながります。例えば、月に一度のメールマガジン配信や、オンラインでの個別相談会開催などが挙げられます。また、メールだけでなく、LINEやショートメッセージサービス（SMS）など、候補者が普段使い慣れているツールを活用して連絡することも有効です。これにより、候補者は企業が自分を大切にしていると感じ、入社への意欲を維持しやすくなります。

同期や先輩との交流機会を与える

内定辞退を防ぐためには、内定者が「この会社の一員として働くイメージ」を具体的に持てるように、同期や先輩社員との交流機会を提供することが重要です。これにより、入社後の人間関係に対する不安を解消し、企業文化や職場の雰囲気を事前に把握することで、入社への期待感を高めることができます。例えば、内定者懇親会を定期的に開催し、食事をしながらリラックスした雰囲気で交流する場を設けることは非常に有効です。内定者同士が顔を合わせることで、同期意識が芽生え、入社後のサポート体制を間接的に感じることができます。

また、先輩社員との座談会やランチ会も効果的です。現場で働く社員から直接、仕事のやりがいや大変さ、具体的な業務内容について話を聞くことで、入社後の業務に対する漠然とした不安を解消し、キャリアパスを具体的にイメージできるようになります。株式会社マイナビの調査では、内定者フォローとして「先輩社員との交流」を実施している企業が約7割に上り、その効果も高く評価されています。特に、配属予定部署の先輩社員との交流は、内定者が実際の業務や職場の人間関係を理解する上で非常に役立ちます。

さらに、メンター制度を導入し、内定者一人ひとりに先輩社員をメンターとしてつけることも有効です。メンターは内定期間中の様々な疑問や不安に対し、個別に相談に乗ることで、内定者が安心して入社を迎えられるようサポートします。こうした交流機会を通じて、内定者は「この会社で働くのが楽しみだ」と感じるようになり、結果として内定辞退の防止に大きく貢献します。

候補者の家族へのフォロー

内定辞退の要因として、候補者本人だけでなく、家族の反対が挙げられるケースも少なくありません。特に新卒採用の場合、親の意見が入社先の決定に大きく影響することがあります。候補者がどれほど入社を希望していても、家族からの反対によって内定辞退に至ってしまうケースも存在します。これは、家族が業界に対して先入観を持っていたり、企業への理解度が低かったりすることが主な原因です。

このような状況を防ぐためには、候補者本人へのフォローに加えて、家族へのアプローチも重要です。具体的には、自社のパンフレットや社内報を家族に送付することで、企業を正しく理解してもらい、安心感を与える施策が有効です。家族向けの説明会やイベントを開催することも、企業への理解を深めてもらう機会として効果的です。サービス・インフラ業界のY社では、内定者の家族向けに特化した入社案内を作成し、家族の不安解消に努めた事例もあります。

また、企業によっては内定承諾後に親の意向を確認する「オヤカク」を実施しているところもあります。これは、親の反対による内定辞退を防ぐための施策で、特に新卒採用においては重要視されています。採用担当者が直接家族に電話やメールで連絡を取り、企業に対する不安や疑問に回答することで、誠実な印象を与え、内定承諾につながる可能性もあります。ただし、過度な直接アプローチはかえって不信感を与える場合があるため、候補者を通じて家族を説得してもらうための情報提供を行うことも有効です。

このように、内定辞退防止のためには、候補者の家族にも目を向け、企業への理解と安心感を醸成することが重要です。

内定辞退が起こった際には

内定辞退が発生した場合でも、企業は感情的にならず、今後の採用活動に活かすための建設的な対応が求められます。内定辞退の連絡を受けた際は、まず感謝を伝え、迅速に返事をすることがマナーです。今後の関係性も考慮し、丁寧な対応を心がけることで、企業イメージの低下を防ぐことができます。また、辞退されたことによって、他の選考中の候補者に速やかにアプローチしたり、新たな募集を開始したりと、状況に応じた柔軟な対応が必要です。

内定辞退者へヒアリングを行う

内定辞退が発生した際、内定辞退者へのヒアリングは、今後の採用活動を改善するための貴重な機会です。辞退理由を直接聞くことで、自社の採用プロセスにおける課題や、競合他社との比較で自社が劣っていた点などを具体的に把握できます。ただし、辞退者は内定を断ったことに対する申し訳なさから、本音を話しにくいと感じている場合があるため、ヒアリングの進め方には配慮が必要です。まずは、辞退への理解と感謝を伝え、相手の緊張を和らげることが重要です。

ヒアリングでは、内定者がどの企業に入社を決めたのか、その企業に決めた理由、そして自社の採用活動で改善すべき点などを質問すると良いでしょう。具体的には、他社に魅力を感じた点や、自社に不足していたと感じた点などを掘り下げて聞くことで、より具体的な改善策を見つけられます。例えば、「企業規模・待遇」といった条件面や、「現場社員の説明が丁寧で共感を持てた」といった採用活動の質に関する意見が得られることもあります。

ヒアリングの目的は、辞退者を責めることではなく、今後の採用活動をより良くするための情報収集であることを明確に伝えることで、辞退者も協力しやすくなります。また、メールよりも電話でのヒアリングのほうが、相手の本音を引き出しやすいとされています。もし、採用担当者では本音を引き出すのが難しいと感じる場合は、外部の専門サービスを活用し、第三者によるヒアリングを検討することも有効です。ヒアリングで得られた情報は、採用プロセスの見直し、採用ブランディングの強化、競合他社との差別化戦略の立案など、多岐にわたる改善に役立てられます。

他内定者へのケア

内定辞退の連絡を受けた後、企業は他の内定者へのケアを怠らないようにすることが重要です。一人の内定辞退は、他の内定者に不安や動揺を与える可能性があるため、適切なフォローアップを行うことで、連鎖的な辞退を防ぎ、内定者全体のエンゲージメントを維持できます。まず、内定辞退が発生したという事実を、他の内定者にどのように伝えるかを慎重に検討する必要があります。内定辞退者の情報は個人情報であるため、具体的な辞退理由や個人を特定できる情報は伏せ、あくまで全体への影響を最小限に抑える配慮が必要です。

次に、残りの内定者に対して、企業からのメッセージを発信し、内定者一人ひとりを大切にしている姿勢を伝えることが重要です。例えば、「今回の辞退は、個人のキャリア選択によるものであり、会社として内定者の皆さんの入社を心待ちにしていることに変わりはありません」といった前向きなメッセージを送ることで、他の内定者の不安を軽減できます。また、内定辞退によって生じる可能性のある人員の穴埋めに関して、積極的に情報開示することも有効です。例えば、追加募集を行う予定がある場合や、社内での人員配置で調整する予定であることなどを伝えることで、内定者が抱く「入社後に業務負担が増えるのではないか」といった懸念を払拭し、安心感を与えられます。

さらに、内定者懇親会やオンライン交流会などの機会を通じて、内定者同士や社員とのコミュニケーションを活性化させることも有効です。これにより、他の内定者が抱えている不安を共有し、企業側が直接質問に答えることで、信頼関係を強化できます。もし、内定者が特定の情報開示を求めてきた場合には、個人情報に触れない範囲で誠実に対応し、内定者の疑問や不安を解消するよう努めることが大切です。このように、内定辞退が発生した後の他の内定者への丁寧なケアは、結果的に内定者全体の定着率向上と、良好な企業イメージの維持につながります。

外部サービスの活用

内定辞退の防止や、辞退が発生した際の対応において、自社のみでの対応が難しいと感じる場合や、より専門的な視点を取り入れたいと考える企業は、外部サービスの活用を検討することが有効です。例えば、人材紹介会社や採用コンサルティングサービスは、内定辞退防止のための具体的な戦略立案から実行までをサポートしてくれます。これらのサービスは、長年の採用支援で培ったノウハウや最新の市場トレンドに基づいて、企業ごとの課題に合わせたカスタマイズされた施策を提案することが可能です。

特に、内定辞退者へのヒアリングにおいて、辞退者が本音を話しやすい環境を提供したい場合にも、外部サービスは有効です。企業の人事担当者では聞き出しにくい本音も、第三者である専門のコンサルタントがヒアリングを行うことで、より客観的で正確な情報を得られる可能性があります。これにより、自社の採用活動における潜在的な課題や改善点をより深く掘り下げて特定し、効果的な対策を講じるための貴重なデータとして活用できます。

また、内定者フォローの一環として、外部研修サービスやイベント企画会社を利用することも考えられます。例えば、内定者向けのビジネススキル研修や、チームビルディングを目的とした合宿などを外部に委託することで、自社の負担を軽減しつつ、質の高いプログラムを提供することが可能です。これにより、内定者のエンゲージメントを高め、入社へのモチベーションを向上させることができます。

外部サービスの活用は、採用担当者の業務負担を軽減し、より戦略的な採用活動に注力するための時間を作り出すことにもつながります。専門家による知見やリソースを活用することで、内定辞退率の低減だけでなく、採用の質そのものの向上も期待できるでしょう。

まとめ

内定辞退は採用活動において避けられない課題ですが、適切な対策を講じることで、そのリスクを大幅に軽減できます。本記事では、内定辞退が発生する主な理由として「他社からの内定や志望度の変化」「勤務条件や待遇への不満」「採用担当者や面接官の対応」を挙げ、それぞれの理由に応じた防止策を解説しました。入社後の具体的なイメージ形成を促すために、社員座談会や社内見学会、内定者インターンシップなどを実施し、実際の業務内容や職場の雰囲気を伝えることが有効です。

また、選考中から内定承諾後まで一貫してレスポンスを早くし、候補者の不安を解消する丁寧なコミュニケーションを心がけることも重要です。同期や先輩との交流機会を設けることで、入社後の人間関係に対する不安を解消し、企業文化への理解を深めることができます。さらに、候補者本人だけでなく、家族へのフォローも内定辞退防止には不可欠であり、企業への理解と安心感を醸成する取り組みが求められます。

万が一内定辞退が発生した際には、感情的にならず、今後の採用活動に活かすための建設的な対応が重要です。内定辞退者へヒアリングを行い、辞退理由を把握することで、自社の採用プロセスにおける課題や改善点を特定できます。

他の内定者へのケアも忘れずに行い、連鎖的な辞退を防ぎ、内定者全体のエンゲージメントを維持しましょう。自社での対応が難しい場合は、外部サービスを活用し、専門家の知見やリソースを取り入れることも効果的です。これらの対策を通じて、内定辞退率の低減だけでなく、採用の質そのものの向上も期待できます。